Fleet Management

«Mit dem Fleet Management Tool der it-processing AG haben wir unsere Fahrzeugkosten jederzeit im Griff.»

Ariste Baumberger, CFO Honegger AG

Das Wichtigste in Kürze

Die Firma Honegger AG betreibt für ihre betrieblichen Tätigkeiten eine eigene Fahrzeugflotte inklusive Beschaffung und Administration. Es wird nach einer Lösung gesucht, welche alle Fahrzeug relevanten Daten in einer Applikation bündelt und diese, wo möglich, direkt von den Lieferanten- und Partnersystem abgefragt werden.

Die it-processing AG hat zu diesem Zweck eine dedizierte .NET-Anwendung mit einer MS SQL Datenbank entwickelt, welche auf die Bedürfnisse der Honegger AG zugeschnitten sind. Es wurden Schnittstellen implementiert um Personaldaten der Fahrer direkt aus dem Personalsystem zu importieren. Die Tankdaten werden periodisch von den Tankstellen angeliefert und in das System eingespeist. In der Fleet Management Applikation selber können unter anderem Fahrzeuge, Schadensmeldungen oder Fahrzeugausweise verwaltet werden. Zudem sind verschiedene Auswertungen, wie Qualitätssicherungsreports oder Übersichtslisten pro Standort implementiert.

Ergebnisse

  • Zentrale Applikation zur Administration der Fahrzeugflotte
  • Erfolgreiche Einbindung von Umsystemen der Finanzbuchhaltung und Personalabteilung
  • Massive Reduktion des Verwaltungsaufwands
  • Schnelle Übersicht über Aktivitäten und Dokumente zu einzelnen Fahrzeugen
  • Übersicht über aktuelle Kostenstruktur dank Qualitätssicherungsreports

Kundenprofil

Die Dienstleistungen der Honegger AG umfassen die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen wie bspw. Reinigung, oder Hauswartung.

Technology Stack

Für eine Übersicht ausklappen

  • Microsoft Visual Studio
  • C#
  • XAML
  • Microsoft SQL Server
  • Microsoft .NET
  • WPF
  • NHibernate
  • NUnit
  • Apache log4net
  • git
  • Jenkins

Wer ist der Kunde?

Die Dienstleistungen der Honegger AG werden von deren Mitarbeitern direkt bei den Kunden vor Ort durchgeführt. Zu diesem Zweck werden dem Personal firmeneigene Fahrzeuge zur Verfügung gestellt. Diese Fahrzeuge werden von der Honegger AG beschafft und alle administrativen Aufgaben wie Inverkehrsetzung, Versicherung und Besteuerung übernommen. Für die Betankung stehen den Mitarbeitern Tankkarten zur Verfügung.

Wo kommt die it-processing AG ins Spiel?

Alle mit dem Fleet Management verbundenen Aktionen sollen in einer Windows Client Anwendung erfasst und administriert werden.

Für den Innendienst und die Administration ist es wichtig, die zahlreichen Informationen zentral mittels einer Desktop Anwendung betreuen und einsehen zu können.

Die Applikation hat folgende Anforderungen zu erfüllen

  • Die Eingabe der fahrzeugspezifischen Informationen wie beispielsweise Typ, Leistung oder Hubraum soll durch eine Schnittstelle erfolgen und nicht für jedes Fahrzeug neu eingegeben werden müssen
  • Dokumente wie Tankbelege sollen elektronisch erfasst und in einer Datenbank abgelegt werden
  • Spezielle Ereignisse wie Schadens- und Unfallmeldungen sollen protokolliert werden können
  • Elektronisches erfassen und Verwalten von Tankbelegen
  • Aus den Daten sollen Informationen über den Treibstoffverbrauch, genauso wie Abweichungen in der Treibstoffart oder bei der Kilometerlaufleistung erfasst werden
  • Über den gesamten Lebenszyklus der Fahrzeuge wird eine lückenlose Dokumentation aller relevanten Daten erzeugt

Was haben wir der Honegger AG geliefert?

Für das Fleet Management wurde von der it-processing AG eine dedizierte .NET-Anwendung unter Verwendung von MS SQL Server entwickelt.

Die Personaldaten der zugewiesenen Fahrer werden mittels einer SQL-Schnittstelle aus dem Personalsystem übertragen. In der Finanzbuchhaltung werden die Fahrzeuge als Anlageobjekt geführt. Die Anlagenummer wird mit dem Fleet Management-Tool synchronisiert.

Die Tankstellen liefern periodisch für die Treibstoffbezüge eine Transaktionsdatei im CSV-Format. Dabei werden, nebst Tankmenge und Treibstoff-Art, auch Tankkartennummer, km-Stand, Literpreis und Datum übermittelt. Diese Informationen werden eingelesen und verarbeitet.

In der Applikation können Fahrzeuge erfasst, geändert oder gelöscht werden. Weitere Informationen und gescannte Dokumente, wie beispielsweise Schadensmeldungen oder Fahrzeugausweise, können ebenfalls erfasst werden.

Ein Qualitätssicherungsreport enthält Informationen und Kontrollkriterien wie zum Beispiel km-Stand oder betankter Treibstoff. Pro Niederlassung kann eine Übersicht der Fahrzeuge, sowie der Kosten für die Budgetplanung generiert werden.

«Als Reinigungs- und Facility-Service Unternehmen sehen wir uns auf unseren Absatzmärkten einem intensiven Preiswettbewerb mit entsprechendem Druck auf unsere Margen ausgesetzt. Aus diesem Grund ist die Schaffung von Kostentransparenz im Bereich des Fahrzeugwesens ein absolutes Muss, handelt es sich doch bei diesem Bereich um einen wesentlichen Kostenblock.»

Ariste Baumberger, CFO Honegger AG

Welchen Mehrwert bietet unsere Lösung?

Mit Hilfe unserer Softwarelösung können alle relevanten Informationen zur Fahrzeugflotte an einer zentralen Stelle verwaltet werden.

Die wichtigen Umsysteme der Finanzbuchhaltung und der Personalabteilung sind angebunden um eine Inkonsistenz oder Doppelverwaltung von Daten zu vermeiden.

Der Import der durchgeführten Tankvorgänge reduziert massiv die von Hand durchzuführenden Aufgaben. Die Sammlung der Aktivitätsvorgänge und Dokumente zu einem Fahrzeug in der zentralen Datenbank schafft Ordnung und eine schnelle Übersicht.

Der Qualitätssicherungsreport weist automatisch auf Abweichungen hin und entlastet damit das Controlling. Die Übersicht pro Niederlassung hilft, eine akkurate Budgetplanung aufgrund der tatsächlichen und aktuellen Kostenstruktur vorzunehmen.

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