Fleet Management

«Mit dem Fleet Management Tool der it-processing AG haben wir unsere Fahrzeugkosten jederzeit im Griff.»

Ariste Baumberger, CFO Honegger AG

Das Wichtigste in Kürze

Die Firma Honegger AG betreibt für ihre betrieblichen Tätigkeiten eine eigene Fahrzeugflotte inklusive Beschaffung und Administration. Für das Fleet Management wird nach einer Lösung gesucht, welche alle fahrzeugrelevantem Daten in einer Applikation bündelt und diese, wo möglich, direkt von den Lieferanten- und Partnersystem abfragt.

Die it-processing AG hat zu diesem Zweck eine Individualsoftware mit .NET-Anwendung und einer MS SQL Datenbank entwickelt, die auf die individuellen Bedürfnisse der Honegger AG zugeschnitten ist. Zusätzlich haben wir Schnittstellen integriert, um Personaldaten der Fahrer direkt aus dem Personalsystem zu importieren. Die Tankstellen liefern die Angaben zu den Tankdaten periodisch. Anschliessend werden diese ins System eingespiesen. Die Fleet Management Applikation selbst dient unter anderem der Verwaltung von Schadensmeldungen oder Fahrzeugausweisen. Zudem sind verschiedene Auswertungen, wie Qualitätssicherungsreports oder Übersichtslisten pro Standort implementiert.

Ergebnisse

  • Zentrale Applikation zur Administration der Fahrzeugflotte
  • Erfolgreiche Einbindung von Umsystemen der Finanzbuchhaltung und Personalabteilung
  • Massive Reduktion des Verwaltungsaufwands
  • Schnelle Übersicht über Aktivitäten und Dokumente von einzelnen Fahrzeugen
  • Übersicht über aktuelle Kostenstruktur dank Qualitätssicherungsreports

Kundenprofil

Die Dienstleistungen der Honegger AG umfassen die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen wie bspw. Reinigung, oder Hauswartung.

Technology Stack

Für eine Übersicht ausklappen

  • Microsoft Visual Studio
  • C#
  • XAML
  • Microsoft SQL Server
  • Microsoft .NET
  • WPF
  • NHibernate
  • NUnit
  • Apache log4net
  • git
  • Jenkins

Wer ist der Kunde?

Die Mitarbeiter der Honegger AG führen ihre Dienstleistungen direkt bei den Kunden vor Ort aus. Zu diesem Zweck stellt die Firma ihrem Personal firmeneigene Fahrzeuge zur Verfügung. Diese Fahrzeuge beschafft die Honegger AG eigenständig und übernimmt zusätzlich alle administrativen Aufgaben, wie Inverkehrsetzung, Versicherung und Besteuerung. Für die Betankung stehen den Mitarbeitern Tankkarten zur Verfügung.

Wo kommt die it-processing AG ins Spiel?

Alle mit dem Fleet Management verbundenen Aktionen sollen in einer Windows Client Anwendung erfasst und administriert werden.

Für den Innendienst und die Administration ist es wichtig, die zahlreichen Informationen zentral mittels einer Desktop Anwendung betreuen und einsehen zu können.

Die Applikation hat folgende Anforderungen zu erfüllen

  • Die Eingabe der fahrzeugspezifischen Informationen wie beispielsweise Typ, Leistung oder Hubraum soll durch eine Schnittstelle erfolgen und nicht für jedes Fahrzeug neu eingegeben werden müssen
  • Dokumente wie Tankbelege sollen elektronisch erfasst und in einer Datenbank abgelegt werden
  • Es soll die Möglichkeit bestehen, spezielle Ereignisse wie Schadens- und Unfallmeldungen protokollieren zu können.
  • Die Daten sollen Auskunft über den Treibstoffverbrauch, die Treibstoffart sowie die Kilometerlaufleistung geben.
  • Über den gesamten Lebenszyklus der Fahrzeuge wird eine lückenlose Dokumentation aller relevanten Daten erzeugt

Was haben wir der Honegger AG geliefert?

  • Für das Fleet Management wurde von der it-processing AG eine dedizierte .NET-Anwendung unter Verwendung von MS SQL Server entwickelt.
  • Eine SQL-Schnittstelle überträgt die Personaldaten der einzelnen Fahrer aus dem Personalsystem in das Tool. In der Finanzbuchhaltung werden die Fahrzeuge als Anlageobjekt geführt. Die Anlagenummer ist mit dem Fleet Management-Tool synchronisiert.
  • Die Tankstellen liefern periodisch für die Treibstoffbezüge eine Transaktionsdatei im CSV-Format. Dabei übermitteln sie, nebst Tankmenge und Treibstoff-Art, auch Tankkartennummer, km-Stand, Literpreis und Datum. Mitarbeiter der Honegger AG lesen diese Informationen daraufhin ein und verarbeiten diese.
  • In der Applikation kann man neue Fahrzeuge erfassen, bestehende ändern oder löschen. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit ergänzende Informationen zu erfassen oder gescannte Dokumente, wie beispielsweise Schadensmeldungen oder Fahrzeugausweise, abzulegen.
  • Ein Qualitätssicherungsreport enthält Informationen und Kontrollkriterien wie zum Beispiel km-Stand oder betankter Treibstoff. Pro Niederlassung kann eine Übersicht der Fahrzeuge sowie der Kosten für die Budgetplanung generiert werden.

«Als Reinigungs- und Facility-Service Unternehmen sehen wir uns auf unseren Absatzmärkten einem intensiven Preiswettbewerb mit entsprechendem Druck auf unsere Margen ausgesetzt. Aus diesem Grund ist die Schaffung von Kostentransparenz im Bereich des Fahrzeugwesens ein absolutes Muss, handelt es sich doch bei diesem Bereich um einen wesentlichen Kostenblock.»

Ariste Baumberger, CFO Honegger AG

Welchen Mehrwert bietet unsere Lösung?

  • Mit Hilfe unserer Softwarelösung können alle relevanten Informationen zur Fahrzeugflotte an einer zentralen Stelle verwaltet werden.
  • Die wichtigen Umsysteme der Finanzbuchhaltung und der Personalabteilung sind angebunden um eine Inkonsistenz oder Doppelverwaltung von Daten zu vermeiden.
  • Der Import der durchgeführten Tankvorgänge reduziert massiv die von Hand durchzuführenden Aufgaben. Die Sammlung der Aktivitätsvorgänge und Dokumente zu einem Fahrzeug in der zentralen Datenbank schafft Ordnung und bietet eine schnelle Übersicht.
  • Der Qualitätssicherungsreport weist automatisch auf Abweichungen hin und entlastet damit das Controlling. Die Übersicht pro Niederlassung hilft, eine akkurate Budgetplanung aufgrund der tatsächlichen und aktuellen Kostenstruktur vorzunehmen.

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