Moderne Protokollierung – effizient, entlastend und durchgängig digitalisiert
Wie gelingt es, Protokolle in kürzester Zeit zu erstellen und gleichzeitig den Aufwand für Verwaltungspersonal deutlich zu reduzieren? Die Stadt Burgdorf zeigt, wie es geht: Mit verbalix portable, dem speech-to-text-Modul und der nahtlosen Anbindung an das GEVER-System von CMI wurde eine voll digitale Lösung etabliert – von der Sitzungsvorbereitung über die automatische Transkription bis zur Protokollübergabe ins DMS. Früher arbeiteten sie mit Kassettenrekorder, Block und Bleistift – heute ist der gesamte Ablauf digital und deutlich effizienter.
Stadt Burgdorf setzt auf verbalix portable mit speech-to-text und CMI-Schnittstelle
Moderne Protokollierung mit verbalix für Parlamente, Räte, Gerichte und Kommissionen
verbalix portable ist eine modulare Protokolliersoftware der it-processing AG – entwickelt für politische Gremien. In Kombination mit speech-to-text und der GEVER-Schnittstelle unterstützt sie Gemeinden wie Burgdorf beim digitalen Erfassen, Transkribieren und Ablegen von Protokollen.
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Von der Kassette zur Cloud – Der Weg zur Digitalisierung
Bereits seit 2012 arbeitete die Stadt Burgdorf mit verbalix portable. Die ursprüngliche, analoge Protokollierung war aufwändig und fehleranfällig. 2024 wurde speech-to-text eingeführt – 2025 folgte die direkte Schnittstelle zu CMI. Ziel war es, den Protokollprozess einfacher, effizienter und ökonomischer zu gestalten. Brigitte Henzi, Assistentin des Stadtrats, erinnert sich: „Mit dem Aufnahmegerät war der Aufwand riesig, weil die Qualität der Aufnahme nicht immer gegeben war – zudem war es ein mühsames Hin- und Herspulen.“
Die Vorteile von verbalix portable auf einen Blick
Der Umstieg auf verbalix portable und die Integration von speech-to-text und CMI bringt für Burgdorf konkrete Vorteile:
- Reduzierter manueller Aufwand bei der Protokollierung
- Automatische Transkription von Schweizer Dialekten in Hochdeutsch
- Nahtlose Integration mit CMI für durchgängige Prozesse
- Einfache, verständliche Bedienung ohne grossen Schulungsaufwand
- Schneller Zugang zu Sitzungsinhalten für Verwaltungsangestellte
Brigitte Henzi fasst zusammen: „Mit verbalix wird die Protokollierung effizienter und angenehmer.“
Protokollierung mit KI-Erweiterung speech-to-text
Dank KI-gestützter Spracherkennung transkribiert verbalix portable gesprochene Dialekte automatisch in korrektes Hochdeutsch – präzise und zeitsparend. Brigitte Henzi stellt fest: „Die Qualität ist überraschenderweise sehr gut. Vereinzelte Burgdorfer Wörter, Namen und Themen werden ‚lustig‘ transkribiert.“
Dadurch konnte der manuelle Aufwand erheblich reduziert werden: „Das Protokoll kann innerhalb kürzester Zeit erstellt werden.“ Auch die Nachbearbeitung wird effizienter – relevante Passagen sind sofort auffindbar und stehen der Verwaltung rasch zur Verfügung.
«Verbalix stellt eine erhebliche Entlastung dar. Zudem können die zuständigen Verwaltungsangestellten nach der Transkription bereits die Diskussion im Parlament nachlesen, was vor allem für die weitere Bearbeitung des Geschäftes wichtig sein kann.»
Brigitte Henzi, Assistentin Stadtrat Burgdorf
Durchgängiger Sitzungsprozess mit CMI-Schnittstelle
Mit der Einführung der CMI-Schnittstelle wurde der Sitzungsprozess nochmals deutlich verschlankt. Der Aufwand für manuelle Schritte konnte laut Henzi erneut verringert werden: „Die Traktanden und Texte müssen nicht mehr manuell kopiert werden.“
So funktioniert die Integration:
- Traktanden und Sprecherlisten werden im GEVER-System erfasst.
- Diese Daten werden automatisch an verbalix übergeben.
- Nach der Sitzung erfolgt die Übergabe des fertigen Protokolls zurück an CMI – als PDF, Word oder strukturierter Text.
Das Ergebnis: ein durchgängiger, digitaler Sitzungsprozess ohne Medienbrüche.
Einfache Bedienung & Alltagstauglichkeit
verbalix wird in Burgdorf von Brigitte Henzi eigenständig genutzt. Die Bedienung sei „einfach und verständlich“ und die Lösung wurde intern positiv aufgenommen.
Eine Partnerschaft auf Augenhöhe – Zusammenarbeit mit der it-processing AG
Brigitte Henzi beschreibt die Zusammenarbeit mit it-processing AG als „einwandfrei, lösungsorientiert, speditiv, hilfsbereit und freundlich.“ Besonders geschätzt wurde die zielorientierte und pragmatische Herangehensweise – Herausforderungen, die sich erst im Testbetrieb zeigten, wurden rasch gelöst. it-processing unterstützte die Stadt Burgdorf über alle Phasen hinweg – von der technischen Integration über die Schulung bis hin zur Weiterentwicklung der Lösung in enger Abstimmung mit CMI und Talus.
Fazit & Empfehlung
Für Brigitte Henzi ist klar: „Für Wortprotokolle ist verbalix ein Must-have.“ Die Software ist effizient, verständlich und entlastend – drei Eigenschaften, die den Unterschied machen. Ihr Tipp an andere Gemeinden: „Nicht zögern – verbalix testen oder gleich einführen.“
Neugierig geworden? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung rund um verbalix portable.
